Kinh nghiệm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của một chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuỳ thuộc vào tính chất và chủ đề sự kiện cũng như quy mô, ngân sách, đối tượng tham gia để xử lý và giải quyết các vấn đề này trong chương trình sự kiện. Hãy cùng Bình An Phát điểm danh 9 kinh nghiệm để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây nhé!
1. Xác định mục đích và mục tiêu tổ chức sự kiện
Trước khi một chương trình sự kiện diễn ra bạn cần có kinh nghiệm trong việc xác định được mục tiêu của chương trình là gì? Việc này đòi hỏi phải rõ ràng, cụ thể thì việc lên kế hoạch sẽ được chuẩn bị một cách trơn chu và có nhiều phương án phù hợp.
2. Xác định đối tượng trong chương trình sự kiện
Bạn cần biết đối tượng của sự kiện bao gồm nhiều nhóm khác nhau: nhóm đối tượng tham gia và nhóm đối tượng tham dự. Cần liệt kê rõ ràng và cụ thể đối tượng nào trong danh sách tham gia, đối tượng nào trong danh sách tham dự, đặc thù từng đối tượng ra sao?
Để bạn có phương án trong khi lên kế hoạch. Một người có nhiều kinh nghiệm trong xác định đối tượng trong sự kiện là người có hiểu biết sâu rộng, tầm nhìn xa về nhân loại học, xã hội học, tâm lý học và các bộ môn nghiên cứu về đặc điểm hành vi con người.
3. Xây dựng thông điệp, chủ đề cho chương trình sự kiện
Bất cứ một sự kiện nào được tổ chức cũng đều thể hiện chủ đề và thông điệp truyền tải đến với đối tượng tham gia. Đó có thể là:
- Chương trình hội thảo.
- Hội nghị khách hàng.
- Sự kiện ra mắt sản phẩm.
- Họp báo.
- Lễ vinh danh.
- Gala dinner.
- Kỷ niệm thành lập,…
Việc truyền tải thông điệp trong các sự kiện này nhằm phục vụ cho kế hoạch truyền thông của bạn. Điều này giúp bạn có thể đem hình ảnh, nội dung, thông điệp của chương trình tiếp cận với khách hàng 1 cách trực tiếp và gần gũi hơn.
4. Ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng
Một lời khuyên từ những điều mà Bình An Phát rút ra được là bạn luôn phải khảo sát trước địa điểm tổ chức, tìm hiểu ưu nhược điểm của địa điểm để đưa ra lựa chọn đúng đắn. Địa điểm phải đáp ứng được nhu cầu:
- Số lượng khách
- Trang thiết bị
- An ninh, chỗ gửi xe,… cho khách tham dự.
5. Tìm hiểu hệ thống trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng tại địa điểm tổ chức
Để thực hiện một chương trình sự kiện chuyên nghiệp bạn cần test thật kỹ lưỡng hệ thống trang thiết bị tại địa điểm đó. Hệ thống âm thanh có bị chập chờn không, hệ thống máy trình chiếu sử dụng tốt không? Một sự kiện chuyên nghiệp được đánh giá khi đảm bảo 2 yếu tố:
- Khả năng lắng nghe
- Khả năng nhìn theo dõi của người tham dự.
6. Xây dựng kịch bản chương trình sự kiện cụ thể
Muốn sự kiện được diễn ra thông suốt cần có một kịch bản chương trình chi tiết và rõ ràng. Mọi chi tiết đều được viết ra kịch bản, có kế hoạch tổng duyệt, kiểm tra lại mọi thứ trước khi diễn ra sự kiện. Đội ngũ thực hiện chương trình phải được phối hợp đồng bộ và phải theo dõi sát sao trong quá trình diễn ra sự kiện để nếu có vấn đề phát sinh thì đội ngũ nhân sự này sẽ phải đưa ra phương án và xử lý kịp thời.
7. Lập bảng ngân sách và chi phí dự trù cho chương trình sự kiện
Ngân sách luôn là điều quan trọng. Kế hoạch sự kiện có hay đến đâu mà không phù hợp với ngân sách thực tế thì sẽ không được duyệt và thực hiện được. Chính vì vậy bạn cần lập bảng ngân sách tổng thể bao gồm chi phí các hạng mục trong chương trình sự kiện như:
- Thuê địa điểm
- Decor trang trí
- Thực phẩm, nước uống
- Thiết kế – in ấn
- Chi phí phát sinh,….
Bạn đừng quên trong bảng chi phí cần thêm hạng mục chi phí dự trù.
8. Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Quảng bá thương hiệu hay hình ảnh truyền thông mạnh mẽ là điều không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Việc quảng bá sự kiện bạn có thể bắt đầu từ các kênh mạng xã hội. Tiếp đến là việc quảng cáo có cả chi phí trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng kí. Bên cạnh đó bạn cần lưu ý đến việc gửi lời cảm ơn và tri ân đến các nhà tài trợ truyền thông cho sự kiện.
9. Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là cách mà nhiều công ty lựa chọn để sự kiện diễn ra được quản lý sát sao và thành công. Tuy nhiên khi chọn thuê đơn vị tổ chức, doanh nghiệp hay công ty cần quan tâm nhiều tới nhiều tiêu chí để lựa chọn như sau:
- Ý tưởng kịch bản sáng tạo, mới lạ.
- Kế hoạch tổ chức được chuẩn bị chi tiết.
- Bảng báo giá chi tiết từng hạng mục và trình bày chuyên nghiệp.
- Có bộ phận hỗ trợ thiết kế, in ấn logo, tờ rơi, thiệp mời,.. là một lợi thế.
- Có đội ngũ thi công giàu kinh nghiệm.
- Đội ngũ nhân sự với nhiều năm kinh nghiệm, tận tâm và chu toàn.
- Luôn cập nhật xu hướng mới để tư vấn và tổ chức sự kiện theo phong cách mới mẻ, thu hút.
Bình An Phát – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Bình An Phát là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Huế. Với đội ngũ nhân sự với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức và làm việc luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu, vì vậy chúng tôi luôn đưa ra một số lý do cho quý khách hàng và doanh nghiệp tham khảo vì sao nên chọn Bình An Phát là nơi để đồng hành?
